Så minskar ni privata utlägg i företaget
Privata utlägg kan vara praktiska när en medarbetare behöver göra ett enstaka inköp i tjänsten. Men när många medarbetare regelbundet använder egna pengar för företagets kostnader skapar det mer administration och gör det svårare att få en samlad bild av utgifterna.
Företag kan minska privata utlägg genom att ge medarbetarna rätt betalningslösning för olika typer av inköp. Företagskort kan användas för återkommande utgifter, virtuella kort för digitala och tillfälliga inköp och centrala betalningslösningar för exempelvis resekostnader. Med tydliga regler för när privata utlägg får användas kan de bli ett undantag i stället för en del av den ordinarie betalningsprocessen.
Vad är ett privat utlägg?
Ett privat utlägg uppstår när en medarbetare betalar en företagsrelaterad kostnad med egna pengar och därefter begär ersättning från arbetsgivaren.
Det kan exempelvis handla om en måltid under en tjänsteresa, en tågbiljett, ett mindre inköp eller en digital tjänst som behövs i arbetet. Medarbetaren behöver normalt spara kvittot, registrera kostnaden och ange varför köpet gjordes.
Privata utlägg kan vara nödvändiga i vissa situationer. Om de används regelbundet kan det däremot vara ett tecken på att företagets befintliga betalningslösningar inte täcker verksamhetens behov.
Vilka utmaningar skapar privata utlägg?
Varje privat utlägg innebär flera administrativa moment. Medarbetaren behöver registrera köpet och vänta på ersättning. Chefen ska kontrollera och godkänna kostnaden, medan ekonomiavdelningen behöver granska underlaget och hantera kostnaden i företagets ekonomiprocess.
När medarbetaren betalar med ett privat kort får företaget dessutom normalt information om kostnaden först när utlägget registreras. Det kan göra det svårare att få en aktuell bild av företagets utgifter och följa upp kostnader löpande.
För medelstora och stora företag blir detta särskilt relevant. Ett enskilt utlägg innebär begränsad administration, men när samma process upprepas för många medarbetare och transaktioner kan den sammanlagda arbetsinsatsen bli betydande.
Så minskar ni privata utlägg
För att minska privata utlägg behöver företaget först förstå varför de uppstår. Därefter kan olika betalningslösningar användas för att täcka de situationer där medarbetarna annars skulle använda egna pengar.
1. Kartlägg varför privata utlägg uppstår
Börja med att analysera vilka typer av kostnader som oftast betalas privat. Är det främst kostnader under tjänsteresor, representation, programvaror, abonnemang eller mindre inköp?
Undersök också om vissa avdelningar, roller eller marknader står för en stor andel av utläggen. Det kan visa var företagets nuvarande betalningsprocess inte motsvarar medarbetarnas faktiska behov.
När ni vet varför privata utlägg uppstår blir det enklare att välja rätt alternativ för respektive typ av inköp.
2. Använd företagskort för återkommande utgifter
Medarbetare som regelbundet gör inköp i tjänsten bör normalt inte behöva använda privata pengar. Företagskort kan användas för exempelvis representation, kostnader under tjänsteresor och andra återkommande företagsutgifter.
När köpet görs med ett företagskort registreras transaktionen direkt som en företagsbetalning. Det minskar behovet av ersättning till medarbetaren och ger företaget tidigare tillgång till transaktionsdata.
Företagskort kan också anpassas efter olika roller och behov. Alla medarbetare behöver därför inte ha samma köpgränser eller möjligheter att använda kortet.
3. Använd virtuella kort för digitala och tillfälliga inköp
Alla medarbetare som behöver göra ett inköp behöver inte ha ett permanent fysiskt kort. För digitala eller tillfälliga betalningar kan virtuella kort vara ett alternativ.
Det kan exempelvis handla om programvaror, digital annonsering, abonnemang eller inköp från en specifik leverantör. Ett virtuellt kort kan skapas för ett visst användningsområde, belopp eller en viss tidsperiod.
På så sätt kan företaget göra det möjligt för medarbetaren att genomföra köpet utan att använda sitt privata kort, samtidigt som företaget behåller kontroll över betalningen.
4. Samla lämpliga kostnader centralt
Vissa kostnader behöver inte betalas av den enskilda medarbetaren alls. Det gäller exempelvis delar av företagets resekostnader.
Flyg, tåg och andra centralt bokade resor kan hanteras genom gemensamma betalningslösningar. Kostnaden hamnar då direkt hos företaget i stället för att först betalas av medarbetaren och därefter hanteras som ett utlägg.
För företag med många tjänsteresor kan en mer centraliserad betalningsprocess både minska antalet privata utlägg och ge bättre överblick över resekostnaderna.
5. Gör det tydligt vilken betalningsmetod som ska användas
Tillgång till rätt betalningslösningar räcker inte om medarbetarna inte vet när de ska användas. Företagets betalnings- och utläggspolicy bör därför tydligt beskriva vilken betalningsmetod som gäller i olika situationer.
Det bör exempelvis framgå när företagskort ska användas, vilka inköp som kan göras med virtuella kort, vilka kostnader som betalas centralt och i vilka situationer ett privat utlägg är accepterat.
Ju enklare det är för medarbetaren att välja rätt betalningsmetod från början, desto mindre är risken att privata utlägg används av vana eller bekvämlighet.
Förenkla de utlägg som ändå uppstår
Även med rätt betalningslösningar går det sällan att ta bort alla privata utlägg. Oväntade situationer och inköp kommer fortfarande att uppstå. Då blir nästa fråga hur de kan hanteras så effektivt som möjligt.
En viktig del är att digitalisera kvittohanteringen. Ju tidigare kvittot registreras och kopplas till rätt köp, desto mindre är risken att underlag saknas och att ekonomiavdelningen behöver begära kompletteringar.
Med Smarta kvitton kan kvitton digitaliseras och kopplas till rätt korttransaktion. Informationen kan därefter skickas vidare till företagets befintliga utläggs- eller ekonomisystem, vilket minskar behovet av manuell hantering.
Gör privata utlägg till undantaget
Målet behöver inte vara att helt eliminera privata utlägg. I stället handlar det om att minska de utlägg som kan undvikas och skapa en enkel process för de situationer där privata utlägg fortfarande behövs.
Genom att kombinera företagskort, virtuella kort och centrala betalningslösningar med tydliga regler kan fler inköp hanteras direkt inom företagets betalningsprocess. Smarta kvitton kan samtidigt förenkla hanteringen av de kvitton och transaktioner som återstår.
För medelstora och stora företag innebär det mindre administration för medarbetare och ekonomiavdelning, samtidigt som företaget får bättre kontroll och tidigare information om sina kostnader.