Kort sammanfattat: En strategi för företagskort i en internationell organisation behöver fungera över flera länder, bolag och ekonomiprocesser. Viktiga frågor är hur korten administreras, hur kostnader och transaktionsdata följs upp, hur olika valutor och juridiska enheter hanteras samt hur kortlösningen integreras med ERP, bokföring och system för utläggshantering. För större företag handlar valet därför inte bara om själva företagskortet, utan om hur korten kan stödja både central kontroll och lokala behov i organisationen.

Att hantera företagskort i en internationell organisation ställer andra krav än i ett företag som verkar på en enda marknad. När medarbetare, bolag och kostnader finns i flera länder blir det viktigt att ha en tydlig strategi för hur korten ska användas, administreras och följas upp.

Vad skiljer en internationell strategi för företagskort från en lokal?

Ett företagskort är själva betalningsinstrumentet. En strategi för företagskort omfattar däremot hur organisationen använder och styr korten. Det handlar till exempel om vilka som får kort, hur kostnader följs upp, hur fakturering organiseras, hur transaktionsdata används och hur kortlösningen kopplas till företagets ekonomiprocesser.

I en internationell organisation blir den strukturen särskilt viktig. Om varje land eller bolag arbetar på olika sätt kan administration, rapportering och kostnadsuppföljning snabbt bli fragmenterad.

Strategin behöver därför ta hänsyn till både koncernens övergripande behov och de praktiska förutsättningarna på respektive marknad.

Central eller lokal styrning av företagskort?

En central fråga för internationella företag är hur mycket av hanteringen av företagskort som ska styras gemensamt och hur mycket som ska hanteras lokalt.

En mer centraliserad modell kan göra det enklare att skapa gemensamma principer för betalningar, administration och rapportering. En mer lokal modell kan samtidigt vara nödvändig när olika marknader eller juridiska enheter har olika processer och förutsättningar.

För många större organisationer handlar det därför inte om att välja antingen central eller lokal styrning. Det handlar om att hitta en struktur där gemensamma riktlinjer kan kombineras med tillräcklig flexibilitet för lokala verksamheter.

Sju frågor att ställa när ni väljer företagskort för flera länder

Innan ni väljer eller förändrar er strategi för företagskort bör ni utvärdera mer än kortets pris och grundläggande funktioner. Följande frågor hjälper er att bedöma om lösningen fungerar även för en internationell organisation.

1. I vilka länder behöver korten kunna användas? Börja med att kartlägga var ni har verksamhet idag och vilka nya marknader som kan bli aktuella framöver.
2. Hur ska korten administreras? Bedöm vilka uppgifter som bör hanteras centralt och vilka som behöver kunna hanteras av lokala administratörer.
3. Hur ska fakturering organiseras? Ta ställning till hur fakturor, kortinnehavare, kostnadsställen och juridiska enheter behöver hanteras i ekonomiprocessen.
4. Hur hanteras betalningar i olika valutor? Internationella organisationer behöver förstå hur valuta, växelkurser och eventuella avgifter påverkar den totala kostnaden.
5. Vilken transaktionsdata behöver ni? För större organisationer är strukturerad och tillgänglig data viktig för kostnadsuppföljning, analys och redovisning.
6. Vilka ekonomisystem behöver lösningen fungera tillsammans med? Kartlägg integrationer med exempelvis ERP, bokföring och system för utläggshantering innan ni väljer lösning.
7. Hur ska strategin kunna utvecklas när organisationen växer? En lösning som fungerar idag behöver även kunna stödja nya medarbetare, bolag och marknader när verksamheten utvecklas.

Hur hanterar man flera bolag och juridiska enheter?

I en internationell koncern uppstår kostnader ofta i flera bolag samtidigt. Det innebär att organisationen behöver kunna avgöra vem som ska bära kostnaden, hur transaktionen ska bokföras och vilken del av verksamheten som ansvarar för administrationen.

Det är därför viktigt att kartlägga organisationens struktur när strategin för företagskort tas fram. Frågor som bör besvaras är exempelvis:

• Vilka juridiska enheter ska omfattas av strategin?
• Vilka personer eller funktioner ska kunna administrera kort?
• Behöver kostnader kunna följas upp per land, bolag, avdelning eller kostnadsställe?
• Hur ska fakturor och transaktionsdata fördelas mellan olika delar av organisationen?
• Vilka delar av processen ska standardiseras på koncernnivå?

Ju tidigare dessa frågor definieras, desto lättare blir det att bedöma om en kortlösning passar organisationens faktiska struktur.

Valutor och internationella kortbetalningar

När företagskort används i flera länder blir valuta en del av den totala kostnadsbilden. En transaktion kan göras i en annan valuta än den som används i företagets redovisning eller fakturering, vilket gör att växelkurser och eventuella valutapåslag behöver tas med i utvärderingen.

För företag med omfattande internationellt resande eller många inköp i andra valutor kan även små skillnader få större betydelse när de summeras över många transaktioner.

Vid valet av företagskort bör ni därför kontrollera:

• hur transaktioner i utländsk valuta hanteras
• vilka avgifter som kan tillkomma
• hur valutainformation visas i rapportering och transaktionsdata
• hur enkelt kostnader i olika valutor kan följas upp över tid

Transaktionsdata och rapportering över flera marknader

I en internationell organisation är själva betalningen bara en del av processen. Informationen som skapas när kortet används är minst lika viktig.

Strukturerad transaktionsdata kan göra det enklare att analysera vad organisationen köper, var kostnader uppstår och hur utgifterna utvecklas mellan olika delar av verksamheten.

För funktioner inom ekonomi och finans är det därför viktigt att utvärdera vilken information som finns tillgänglig och hur den kan användas i företagets befintliga processer för rapportering och redovisning.

Det kan exempelvis handla om möjligheten att:

• följa transaktioner och kostnader löpande
• skilja mellan olika kortinnehavare och kostnadstyper
• skapa en tydligare överblick över företagets kortrelaterade utgifter
• föra information vidare till andra ekonomisystem

Integration med ERP, bokföring och utläggshantering

Ju större organisationen är, desto viktigare blir samspelet mellan företagskortet och företagets övriga ekonomisystem.

Om transaktionsdata, kvitton och annan information behöver hanteras manuellt i flera system kan administrationen öka snabbt. Integrationer kan i stället bidra till att information kan föras vidare mellan kortlösningen och de system som organisationen använder för exempelvis bokföring och utläggshantering.

Innan ni väljer lösning bör ni därför identifiera vilka system som är affärskritiska och vilken information som behöver kunna överföras mellan dem.

Se vilka system AirPlus integrerar med

Hur kan en internationell strategi för företagskort organiseras?

Det finns ingen struktur som passar alla internationella företag. Ett vanligt sätt att tänka är att skilja mellan koncernens gemensamma principer och den lokala användningen av korten.

På koncernnivå kan organisationen exempelvis definiera vilka typer av kostnader som ska betalas med företagskort, hur uppföljningen ska göras och vilka ekonomisystem som ska användas.

På lokal nivå behöver medarbetare och administratörer samtidigt kunna hantera den dagliga användningen utifrån den egna verksamhetens behov.

En förenklad struktur kan därför se ut så här:

• Koncernen fastställer gemensamma principer för företagskort och kostnadshantering.
• Bolag och lokala verksamheter tillämpar principerna utifrån sina behov och förutsättningar.
• Kortinnehavare använder företagskort för godkända företagsrelaterade betalningar.
• Transaktionsdata och kvitton samlas in för uppföljning, redovisning och analys.
• Ekonomisystem används för att föra informationen vidare genom organisationens befintliga processer.

En gemensam strategi kan minska behovet av separata arbetssätt och göra det lättare att skapa en samlad bild av hur företagskort används i organisationen.

Hur tar man fram en strategi för företagskort?

En strategi för företagskort påverkar fler delar av organisationen än ekonomiavdelningen. För att den ska fungera i praktiken behöver både tekniska, organisatoriska och administrativa frågor hanteras.

En lämplig process är att börja med organisationens behov och därefter utvärdera vilken kortlösning som bäst kan stödja dem:

1. Kartlägg nuläget. Identifiera befintliga kort, lokala lösningar, privata utlägg och manuella processer.
2. Definiera målbilden. Bestäm vad som ska standardiseras och vilka lokala variationer som behöver finnas kvar.
3. Identifiera systemkrav. Kartlägg ERP, bokföring, utläggshantering och andra relevanta integrationer.
4. Definiera administrationen. Bestäm vilka roller som ska kunna beställa, hantera och följa upp kort.
5. Planera införandet. För större organisationer kan det vara lämpligt att införa lösningen stegvis mellan olika grupper, bolag eller marknader.
6. Följ upp användningen. Utvärdera hur korten används och om arbetssätten fungerar som planerat.

Hur AirPlus kan stödja företagets strategi för företagskort

AirPlus Corporate Card är ett företagskort för företagsrelaterade betalningar och kan användas för bland annat resor, inköp, utlägg och löpande företagskostnader.

Administratörer kan använda AirPlus Portal för att hantera företagets kort och konton samt få tillgång till statistik och översikt över inköp. Kortinnehavare kan använda AirPlus app för att se och hantera sina kortuppgifter.

Transaktioner kan följas digitalt och kvitton kan hanteras genom AirPlus tjänster för digital kvittohantering. AirPlus erbjuder även integrationer med olika system för att stödja företagets processer för redovisning och utlägg.

Läs mer om AirPlus Corporate Card

Vanliga frågor om företagskort för internationella företag

Vad innebär en strategi för företagskort i en internationell organisation?

En strategi för företagskort beskriver hur ett företag vill använda, administrera och följa upp företagskort över flera marknader eller delar av organisationen. Den kan omfatta exempelvis administration, fakturering, kostnadsuppföljning, transaktionsdata, integrationer och ansvar mellan central och lokal nivå.

Kan ett företag använda företagskort i flera länder?

Ja, företagskort kan användas internationellt när kortets betalningsnätverk och villkor stödjer användning på de aktuella marknaderna. Företag som verkar i flera länder bör samtidigt kontrollera hur administration, valutor, fakturering och rapportering fungerar för den lösning de överväger.

Vad är skillnaden mellan en lokal och en internationell strategi för företagskort?

En lokal strategi kan vara anpassad till ett enskilt bolag eller en specifik marknad. En internationell strategi behöver i stället ta hänsyn till hur företagskort och relaterade kostnadsprocesser ska fungera över flera marknader, bolag och juridiska enheter.

Kan företagskort hanteras centralt i en koncern?

Hur mycket som kan hanteras centralt beror på kortleverantör, organisationsstruktur och vilka marknader som omfattas. Vid upphandling bör organisationen därför kontrollera vilka administrativa funktioner som finns på koncernnivå respektive lokal nivå.

Hur fungerar företagskort med olika valutor?

När ett kort används i en annan valuta än den valuta som kortet eller fakturan är kopplad till sker normalt en valutaomräkning. Företaget bör kontrollera vilka växelkurser och eventuella avgifter som gäller och hur valutainformationen visas i transaktionsdata och rapportering.

Kan företagskort integreras med ERP och ekonomisystem?

Många lösningar för företagskort erbjuder integrationer eller dataöverföring till ERP, bokföring och system för utläggshantering. Exakt vilka system och integrationsmöjligheter som finns varierar mellan leverantörer och bör därför verifieras innan lösningen införs.

Vad bör ett stort företag jämföra när det väljer företagskort?

Större företag bör bland annat jämföra geografisk täckning, administration, fakturering, struktur för valutor och avgifter, tillgång till transaktionsdata, integrationsmöjligheter och hur lösningen kan anpassas till flera bolag eller delar av organisationen.

Hitta rätt företagskort för er organisation

Ett företagskort för en internationell organisation behöver fungera både för den som använder kortet och för de funktioner som ansvarar för administration, ekonomi och uppföljning.

Börja därför med organisationens behov, struktur och processer, inte med själva kortet. När ni vet vilka marknader, bolag, system och administrativa behov som ska stödjas blir det enklare att skapa en tydlig strategi och välja en lösning som fungerar även när verksamheten utvecklas.

Utforska AirPlus företagskort