Det är inte ovanligt att onboarding och underhåll, överstiger kostnaden för det faktiska inköpet.
Att ”onboarda” en ny leverantör kostar ett företag i genomsnitt 5000 SEK* i arbetstid. Därtill tillkommer årliga underhållskostnader på ytterligare ett par tusen kronor per leverantör. Ofta handlar det dessutom om tillfälliga leverantörer som aldrig används igen.
-Det är inte ovanligt att onboarding och underhåll, överstiger kostnaden för det faktiska inköpet. Då blir det tydligt att detta inte är ett hållbart sätt att göra inköp, säger Rikard Redin, kundansvarig hos AirPlus.
Och just detta är dilemmat med ”long tail-delen” i den totala inköpskedjan, den del som består av många mindre inköp från ett stort antal olika leverantörer, som företaget dessutom ofta saknar etablerade rutiner och avtal med.
Kan verka harmlöst
Mastercard har tillsammans med AirPlus analyserat 39 500 leverantörer hos 700 nordiska företag och funnit att 71 procent av leverantörerna (28 000 stycken) ligger inom long tail-delen men utgör endast 1 procent av företagets totala inköpsutgifter.
- Det kan verka harmlöst; du har en mindre kostnad för en event-banner här och en sista minuten-beställning där, men sammantaget slukar det tid och pengar, säger Rikard Redin.
Risk att hoppa över processen
Han är medveten om att vissa företag försöker lösa detta genom att helt enkelt hoppa över onboarding-processen och istället bara betala fakturan. Men det kan snabbt leda till ännu större problem.
-Det urholkar inköpsdisciplinen och signalerar till medarbetarna att interna processer är valfria. Samtidigt innebär det att företaget i praktiken tappar kontrollen över till vilka man betalar, vilket såklart försvårar uppföljningar och ökar risken för reglerings- och lagöverträdelser.
Istället föreslår Rikard Redin följande trestegslösning för att behålla kontrollen över inköpen och samtidigt minska onödig administrationen.
- Använd alltid befintliga processer i första hand
-När du planerar ett nytt inköp, stort eller smått, så kontrollera alltid först i era befintliga ERP, S2P eller P2P-system** om det finns en leverantör som kan användas.
- Använd företagskort för mindre, icke strategiska inköp
-Om det inte går att matcha ett nytt inköp med en existerande leverantör så använd alltid företagskort när ni betalar. Då slipper ni onödig administration som i sin tur driver operativa kostnader.
- Använd card-to account om företagskort inte accepteras
-Om en leverantör inte accepterar kortbetalning så är mitt råd att antingen hitta en annan leverantör som gör det eller använda en ”card-to- account-lösning”. Då betalas fakturan med företagskortet och ni kan använda befintliga kortprocesser, samtidigt som ni får en enhetlig lösning för alla longtail-betalningar.
*Källa: Kostnadsberäkningar baserat på en omfattande enkätundersökning genomförd av Mastercards sourcing‑konsultteam.
**3 begrepp förklarade
ERP (Enterprise Resource Planning) = Företagets centrala affärssystem
S2P (Source to Pay) = Hanterar inköpsprocessen från upphandling till betalning
P2P (Procure to Pay) = Den operativa inköpsprocessen från beställning till betalning.
Vad är long tail-betalningar?
Inom inköp betyder long tail den typ av köp som inte är direkt kopplad till företagets kärnverksamhet och som utgör den sista “svansen” i fördelningen över inköpsutgifterna.
