Vad är longtail-betalningar?
-Inom inköp betyder longtail den typ av köp som inte är direkt kopplad till företagets kärnverksamhet och som utgör den sista “svansen” i fördelningen över inköpsutgifterna, säger Erik Hallmén, B2B Payment specialist på AirPlus och fortsätter:
- Det handlar alltså om små köp, från många olika leverantörer som företaget inte har en upparbetad relation med, men som ofta är nödvändiga för att verksamheten ska fungera, exempelvis kontorsmaterial, mjukvara och marknadsföring.
Vad är utmaningen med longtail-betalningar?
Många företag har en bra överblick och kontroll på sina större, återkommande leverantörer – med dessa finns det befintliga avtal och ofta automatiserade rutiner, som gör hanteringen smidig och kostnadseffektiv.
Longtail-betalningar sker däremot via sporadiska leverantörer, ofta utan etablerade rutiner eller avtal. Varje ny leverantör kräver manuell hantering – från kreditbedömning till fakturahantering.
EU har dessutom lagt fram ett förslag om att skärpa kraven för att fakturor ska betalas i tid*. Om lagförslaget träder i kraft innebär det att företagen måste ha effektiva processer på plats annars riskerar man att fakturor förfaller vilket driver ytterligare kostnader i form av dröjsmålsräntor och förseningsavgifter.
-Många företag lägger onödigt mycket tid på att hantera nya, mindre leverantörer. De använder samma omfattande processer för dessa, som för de större, etablerade leverantörssamarbetena, vilket blir både tidskrävande och kostsamt. Andra företag saknar rutiner helt, vilket ökar risken för att tappa kontrollen och bryta mot lagar och regler, säger Erik Hallmén.
Grunden är att ha en tydlig och enkel kortpolicy som beskriver hur företagskort ska användas
Vad är lösningen?
-Grunden är att ha en tydlig och enkel kortpolicy som beskriver hur företagskort ska användas i organisationen och att sätta upp en smidig process för utläggshantering, säger Erik Hallmén och fortsätter:
-Använd också virtuella företagskort, anpassade för alla dina centraliserade köp, exempelvis till återkommande prenumerationer på mjukvara. Sedan finns det leverantörer som inte accepterar kortbetalningar och för dessa finns det lösningar så att man ändå kan betala fakturorna med företagskort.
-Alla dessa köp får du sedan på en samlingsfaktura som förenklar administrationen och kontrollen, säger han.
*Läs mer om European Commissions Late Payment Regulation (pdf)
Visste du att...
det kostar i genomsnitt 500 Euro för ett företag att ta in en ny leverantör och ytterligare 200 Euro i årligt underhåll av datan i leverantörssystemet?
Källa: Cost estimates provided by Mastercard’s Sourcing Team
