Mitä ovat epäsuorat hankinnat?
- Epäsuorilla hankinnoilla tarkoitetaan ostoja, jotka eivät liity suoraan yrityksen ydinliiketoimintaan ja jotka muodostavat viimeisen ”hännänhuipun” ostomenojen jakaumassa, kertoo AirPlus-tuotteita myyvän yrityksen B2B Payment-asiantuntija Erik Hallmén ja jatkaa:
- Ne ovat pieniä ostoja eri toimittajilta, joiden kanssa yrityksellä ei ole vakiintunutta liikesuhdetta. Ostot voivat olla kuitenkin liiketoiminnan kannalta välttämättömiä, esimerkiksi toimistotarvikkeita, ohjelmistoja ja markkinointitoimia.
Miksi harvemmin tehtävien ostojen hallinnoiminenon haastavaa?
Monilla yrityksillä on hyvä kokonaiskuva toimittajista, joilta he tilaavat suuria ja toistuvia hankintoja., ja näiden ostojen hallinnointi on tuttua. Toimittajien kanssa on tehty sopimukset, ja yrityksellä on usein käytössään automaattiset rutiinit, joiden ansiosta näiden hankintojen hallinnointi on sujuvaa ja kustannustehokasta.
Epäsuorat hankinnat taas tehdään satunnaisille toimittajille, usein ilman vakiintuneita rutiineja tai sopimuksia. Jokainen uusi toimittaja vaatii manuaalista käsittelyä aina luottokelpoisuuden arvioinnista laskun käsittelyyn.
EU on esittänyt, että laskujen oikea-aikaiseen maksamiseen liittyviä vaatimuksia tulisi tiukentaa*. Jos lakiehdotus tulee voimaan, yrityksillä on oltava tehokkaat laskujen käsittelyprosessit. Muuten laskunmaksun viivästymisestä voi aiheutua lisäkustannuksia viivästyskorkojen ja muistutusmaksujen kertyessä.
- Monet yritykset käyttävät tarpeettomasti aikaa pienempien ja harvemmin käytettävien toimittajien kautta tehtävien hankintojen hallinnointiin. Niihin sovelletaan samoja prosesseja kuin ostoihin, jotka tehdään isommilta ja vakiintuneilta toimittajilta, mikä vie aikaa ja rahaa. Toisilla yrityksillä rutiineja ei ole lainkaan, jolloin heidän toimintatapansa voivat olla puutteellisia ja jopa lakien ja sääntöjen vastaisia, Erik Hallmén sanoo.
Kaiken pohjana on selkeä ja yksinkertainen yrityskorttipolitiikka, jossa kuvataan, miten organisaation yrityskortteja tulee käyttää
Mikä ratkaisee ongelman?
- Kaiken pohjana on selkeä ja yksinkertainen yrityskorttipolitiikka, jossa kuvataan, miten organisaation yrityskortteja tulee käyttää. On myös luotava sujuva kulujen käsittelyprosessi, Erik Hallmén sanoo ja jatkaa:
- Tietyissä tilanteissa on lisäksi hyvä käyttää virtuaalisia yrityskortteja, jotka sopivat erityisen hyvinkeskitettyihin hankintoihin, esimerkiksi toistuviin ohjelmistotilauksiin. Kaikki toimittajat eivät hyväksy korttimaksuja, mutta niitäkin varten on ratkaisuja, joiden avulla laskut voidaan maksaa yrityskortilla.
- Kaikki ostot kootaan yhdelle laskulle, mikä helpottaa hallinnointia ja valvontaa, hän sanoo.
* Lue lisää European Commissions Late Payment Regulation (pdf)
Tiesitkö, että...
uuden toimittajan integrointi maksaa yritykselle keskimäärin 500 euroa, ja toimittajajärjestelmän tietojen ylläpito voi maksaa vuodessa jopa 200 euroa?
Lähde: Cost estimates provided by Mastercard’s Sourcing Team
