Det er ikke usædvanligt, at onboarding og vedligeholdelse overstiger omkostningen ved selve indkøbet.
Ofte drejer det sig desuden om midlertidige leverandører, som aldrig bliver brugt igen.
– Det er ikke usædvanligt, at onboarding og vedligeholdelse overstiger omkostningen ved selve indkøbet. Så bliver det tydeligt, at det ikke er en bæredygtig måde at foretage indkøb på, siger Rikard Redin, Key Account Manager hos AirPlus.
Netop dette er dilemmaet ved long tail-delen af den samlede indkøbskæde – den del, som består af mange mindre indkøb fra et stort antal forskellige leverandører, som virksomheden ofte mangler etablerede processer og aftaler med.
Det kan virke harmløst
Mastercard har sammen med AirPlus analyseret 39.500 leverandører hos 700 nordiske virksomheder og konstateret, at 71 procent af leverandørerne (28.000) hører til long tail-delen, men kun udgør 1 procent af virksomhedens samlede indkøbsudgifter.*
– Det kan virke harmløst. En mindre udgift til et event-banner her og en last minute-bestilling der – men samlet set sluger det både tid og penge, siger Rikard Redin.
Risikoen ved at springe processen over
Rikard er bevidst om, at nogle virksomheder forsøger at løse udfordringen ved helt at springe onboarding-processen over og i stedet blot betale fakturaen. Men det kan hurtigt føre til endnu større problemer.
– Det udhuler indkøbsdisciplinen og signalerer til medarbejderne, at interne processer er valgfrie. Samtidig mister virksomheden i praksis kontrollen over, hvem der bliver betalt til, hvilket gør opfølgning vanskeligere og øger risikoen for manglende compliance samt regel- og lovovertrædelser.
I stedet foreslår Rikard Redin følgende tretrinsløsning for at bevare kontrollen over indkøbene og samtidig reducere unødig administration.
- Brug altid eksisterende processer i første omgang
– Når I planlægger et nyt indkøb – stort eller småt – bør I altid først tjekke jeres eksisterende ERP-, S2P- eller P2P-systemer**, om der allerede findes en leverandør, som kan anvendes.
- Brug firmakort til mindre, ikke strategiske indkøb
– Hvis det ikke er muligt at matche et nyt indkøb med en eksisterende leverandør, bør I altid bruge firmakort ved betaling. På den måde undgår I unødig administration, som ellers driver de operationelle omkostninger op.
- Brug card to account, hvis firmakort ikke accepteres
– Hvis en leverandør ikke accepterer kortbetaling, er Rikards råd enten at finde en anden leverandør, der gør – eller at anvende en card to account-løsning.
Her betales fakturaen med firmakortet, og I kan fortsat bruge jeres eksisterende kortprocesser, samtidig med at I får én samlet løsning til alle long tail-betalinger.
* Kilde: Omkostningsberegninger baseret på en omfattende spørgeskemaundersøgelse gennemført af Mastercards sourcing konsulentteam.
**3 begreber forklaret
ERP (Enterprise Resource Planning) = Virksomhedens centrale forretningssystem
S2P (Source to Pay) = Håndterer indkøbsprocessen fra sourcing og indkøb til betaling
P2P (Procure to Pay) = Den operationelle indkøbsproces fra bestilling til betaling
Hvad er long tail-betalinger?
Inden for indkøb refererer long tail til den type køb, som ikke er direkte knyttet til virksomhedens kerneforretning, og som udgør den sidste “hale” i fordelingen af indkøbsudgifter.
