Hva er longtail-betalinger?
– Innen innkjøp betyr longtail den typen kjøp som ikke er direkte knyttet til bedriftens kjernevirksomhet, og som utgjør den siste "halen" i fordelingen av innkjøpsutgiftene", sier Erik Hallmén, B2B-betalingsspesialist hos AirPlus, og fortsetter:
– Dette er småinnkjøp fra mange ulike leverandører som bedriften ikke har et etablert forhold til, men som ofte er nødvendige for at virksomheten skal fungere, for eksempel kontorrekvisita, programvare og markedsføring.
Hva er utfordringen med longtail-betalinger?
Mange bedrifter har god oversikt og kontroll over sine større, faste leverandører. Med disse finnes det eksisterende avtaler og ofte automatiserte rutiner, noe som gjør administrasjonen smidig og kostnadseffektiv.
Longtail-betalinger skjer derimot til sporadiske leverandører, ofte uten etablerte rutiner eller avtaler. Hver ny leverandør krever manuell håndtering, fra kredittvurdering til fakturahåndtering.
I tillegg har EU lagt frem et lovforslag om å stramme kravene til å betale fakturaer i tide*. Hvis forslaget trer i kraft, betyr det at bedrifter må ha effektive prosesser på plass, ellers risikerer de at fakturaer forfaller, noe som medfører ekstra kostnader i form av forsinkelsesrenter og -gebyrer.
– Mange bedrifter bruker unødvendig mye tid på å forholde seg til nye, mindre leverandører. De bruker de samme omfattende prosessene for disse som de gjør for de større, etablerte leverandørsamarbeidene, noe som er både tidkrevende og kostbart. Andre bedrifter har ingen rutiner i det hele tatt, noe som øker risikoen for å miste kontrollen og bryte lover og regler, sier Erik Hallmén.
Nøkkelen er å ha en tydelig og enkel firmakortpolicy som beskriver hvordan firmakort skal brukes i organisasjonen
Hva er løsningen?
– Nøkkelen er å ha en tydelig og enkel firmakortpolicy som beskriver hvordan firmakort skal brukes i organisasjonen, samt å sette opp en smidig prosess for utleggshåndtering", sier Erik Hallmén og fortsetter:
– Bruk også virtuelle firmakort, tilpasset for alle sentraliserte innkjøp, for eksempel for gjentakende programvareabonnementer. Det finnes også leverandører som ikke godtar kortbetaling, og for disse finnes det løsninger slik at dere likevel kan betale fakturaene med firmakort. Dere får da alle disse innkjøpene på én faktura, noe som forenkler administrasjon og kontroll, sier han.
* Mer informasjon om European Commissions Late Payment Regulation (pdf)
Visste du at …
det i gjennomsnitt koster 500 euro for en bedrift å ta inn en ny leverandør og ytterligere 200 euro årlig for administrasjon av dataene i leverandørsystemet?
Kilde: Kostnadsestimater levert av Mastercard’s Sourcing Team
