Det er ikke uvanlig at onboarding og vedlikehold overstiger kostnaden for selve innkjøpet.

Å «onboarde» en ny leverandør koster en bedrift i gjennomsnitt 5 000 kroner* i arbeidstid. I tillegg kommer årlige vedlikeholdskostnader på ytterligere et par tusen kroner per leverandør. Ofte dreier det seg dessuten om midlertidige leverandører som aldri brukes igjen.

– Det er ikke uvanlig at onboarding og vedlikehold overstiger kostnaden for selve innkjøpet. Da blir det tydelig at dette ikke er en bærekraftig måte å gjennomføre innkjøp på, sier Rikard Redin, Key Account Manager i AirPlus.

Og nettopp dette er dilemmaet med long tail-delen av den totale innkjøpskjeden – den delen som består av mange mindre innkjøp fra et stort antall ulike leverandører, som bedriften ofte mangler etablerte rutiner og avtaler med.

Kan virke harmløst

Mastercard har sammen med AirPlus analysert 39 500 leverandører hos 700 nordiske bedrifter, og funnet at 71 % av leverandørene (tilsammen 28 000) tilhører long tail-delen – men kun utgjør 1 % av bedriftens totale innkjøpskostnader.*

– Det kan virke harmløst. En liten kostnad til en event banner her og en bestilling i siste liten der – men samlet sett sluker det både tid og penger, sier Rikard Redin.

Risikoen ved å hoppe over prosessen

Han er klar over at enkelte bedrifter forsøker å løse dette ved å hoppe helt over onboarding prosessen og i stedet bare betale fakturaen. Men det kan raskt føre til enda større utfordringer.

– Det undergraver innkjøpsdisiplinen og signaliserer til de ansatte at interne prosesser er valgfrie. Samtidig mister bedriften i praksis kontrollen over hvem man betaler til, noe som gjør oppfølging vanskeligere og øker risikoen for manglende etterlevelse av regelverk og lover.

I stedet foreslår Rikard Redin følgende trestegsløsning for å beholde kontrollen over innkjøpene og samtidig redusere unødvendig administrasjon.

1. Bruk alltid eksisterende prosesser først
   Når dere planlegger et nytt innkjøp, stort eller lite, bør dere alltid først sjekke i deres eksisterende ERP-, S2P- eller P2P-systemer** om det finnes en leverandør som kan benyttes.

2. Bruk firmakort til mindre, ikke strategiske innkjøp
   Hvis det ikke er mulig å matche et nytt innkjøp med en eksisterende leverandør, bør dere alltid bruke firmakort ved betaling. Da unngår dere unødvendig administrasjon som igjen driver de operative kostnadene opp.

3. Bruk card to account hvis firmakort ikke aksepteres
   Hvis en leverandør ikke aksepterer kortbetaling, er mitt råd enten å finne en annen leverandør som gjør det – eller å bruke en card to account løsning.
   Da betales fakturaen med firmakortet, og dere kan benytte eksisterende kortprosesser, samtidig som dere får én helhetlig løsning for alle long tail-betalinger.

* Kilde: Kostnadsberegninger basert på en omfattende spørreundersøkelse gjennomført av Mastercards sourcing konsulentteam.