Ei ole harvinaista, että onboarding ja ylläpito ylittävät varsinaisen hankinnan kustannukset.Uuden toimittajan ”onboarding” maksaa yritykselle keskimäärin 500 euroa* työajassa. Tämän lisäksi syntyy vuosittaisia ylläpitokustannuksia muutaman sadan euron verran per toimittaja. Usein kyse on tilapäisistä toimittajista, joita ei käytetä enää uudelleen.

– Ei ole harvinaista, että onboarding ja ylläpito ylittävät varsinaisen hankinnan kustannukset. Tällöin käy selväksi, ettei kyse ole kestävästä tavasta hoitaa näitä epäsuoria hankintoja, sanoo Rikard Redin, Key Account Manager, AirPlus.

Juuri tämä on epäsuorien hankintojen haaste koko hankintaketjussa – se osa, joka koostuu lukuisista pienistä satunnaisista hankinnoista suurelta määrältä eri toimittajia, joille yrityksellä ei usein ole vakiintuneita käytäntöjä tai sopimuksia.

Saattaa vaikuttaa harmittomalta

Mastercard on yhdessä AirPlus-yrityksen kanssa analysoinut 39 500 toimittajaa 700 pohjoismaisessa yrityksessä ja todennut, että 71 prosenttia toimittajista (28 000) kuuluu epäsuorien hankintojen osioon, mutta muodostaa vain 1 prosentin yrityksen kokonaisista hankintakustannuksista.*

– Se saattaa vaikuttaa harmittomalta: pieni kulu tapahtumabannerista siellä ja viime hetken tilaus täällä. Yhteensä ne kuitenkin vievät paljon aikaa ja rahaa, Rikard Redin toteaa.

Riski prosessin ohittamisesta

Hän tiedostaa, että jotkut yritykset yrittävät ratkaista ongelman ohittamalla koko onboarding prosessin ja maksamalla vain laskun. Tämä voi kuitenkin nopeasti johtaa vielä suurempiin ongelmiin.

– Se rapauttaa hankintakuria ja viestii työntekijöille, että sisäiset prosessit ovat vapaaehtoisia. Samalla yritys menettää käytännössä kontrollin siitä, kenelle maksuja suoritetaan, mikä vaikeuttaa seurantaa ja lisää sääntely ja lakirikkomusten riskiä.

Tämän vuoksi Rikard Redin suosittelee seuraavaa kolmen askeleen ratkaisua, jonka avulla hankintojen hallinta säilyy ja turhaa hallinnollista työtä voidaan vähentää.

1. Hyödynnä aina ensisijaisesti olemassa olevia prosesseja
   – Kun suunnittelette uutta hankintaa – suurta tai pientä – tarkistakaa aina ensin nykyisistä ERP , S2P tai P2P-järjestelmistänne**, löytyykö sopivaa toimittajaa jo ennestään.
   
   
2. Käytä yrityskortteja pieniin, ei strategisiin hankintoihin
   – Jos uutta hankintaa ei ole mahdollista kohdistaa olemassa olevaan toimittajaan, käyttäkää aina yrityskorttia maksamiseen. Näin vältätte turhan hallinnollisen työn, joka kasvattaa operatiivisia kustannuksia.
   
   
3. Käytä card to account ratkaisua, jos yrityskorttia ei hyväksytä
   – Jos toimittaja ei hyväksy korttimaksua, suosittelen joko etsimään toisen toimittajan, joka hyväksyy, tai käyttämään card to account ratkaisua. Tällöin lasku maksetaan yrityskortilla ja voitte hyödyntää olemassa olevia korttiprosesseja – samalla saatte yhtenäisen ratkaisun kaikkien epäsuorien hankintojen hoitamiseen.
   
   * Lähde: Kustannuslaskelmat perustuvat laajaan kyselytutkimukseen, jonka toteutti Mastercardin sourcing konsulttitiimi.