Hvad er longtail-betalinger?
- Inden for indkøb betyder longtail den type køb, der ikke er direkte knyttet til virksomhedens kerneforretning, og som udgør den sidste 'hale' i fordelingen af indkøbsudgifterne, siger Erik Hallmén, B2B Payment Specialist hos AirPlus, og fortsætter:
- Det handler altså om mindre køb fra mange forskellige leverandører, som virksomheden ikke har en etableret relation til. Køb, som ofte er nødvendige for, at virksomheden kan fungere, f.eks. kontorartikler, software og markedsføring.
Hvad er udfordringen ved longtail-betalinger?
Mange virksomheder har et klart overblik og kontrol, når det gælder de større, tilbagevendende leverandører. Dem har de indgået aftaler med og har ofte automatiserede procedurer, som gør håndteringen smidig og omkostningseffektiv.
Longtail-betalinger sker derimod til leverandører, der kun benyttes lejlighedsvis, ofte uden faste procedurer eller aftaler. Hver ny leverandør kræver manuel håndtering, fra kreditvurdering til fakturahåndtering.
EU har desuden fremsat et forslag om at skærpe kravene til rettidig betaling af fakturaer*. Hvis lovforslaget træder i kraft, betyder det, at virksomheder skal have effektive processer på plads. I modsat fald er der risiko for, at fakturaer forfalder, hvilket medfører yderligere omkostninger i form af morarenter og gebyrer for forsinket betaling.
- Mange virksomheder bruger unødig meget tid på at håndtere nye, mindre leverandører. De bruger de samme omfattende processer til dem, som de gør til de større, etablerede leverandørsamarbejder, hvilket er både tidskrævende og dyrt. Andre virksomheder har slet ingen procedurer, hvilket øger risikoen for at miste kontrollen og ikke leve op til love og regler," siger Erik Hallmén.
Nøglen er at have en tydelig og enkel kortpolitik, der beskriver, hvordan firmakort skal bruges i organisationen
Hvad er løsningen?
- Nøglen er at have en tydelig og enkel kortpolitik, der beskriver, hvordan firmakort skal bruges i organisationen, og at udarbejde en smidig proces for udlægshåndtering, siger Erik Hallmén og fortsætter:
- Benyt også virtuelle firmakort, der er tilpassede til alle dine centraliserede indkøb, f.eks. til tilbagevendende softwareabonnementer. Der er leverandører, som ikke accepterer kortbetalinger, og til dem findes der løsninger, så man alligevel kan betale fakturaerne med firmakortet.
- Man får herefter alle indkøb på en samlingsfaktura, hvilket forenkler administrationen og kontrollen, siger han.
*Læs mere om European Commissions Late Payment Regulation (pdf)
Vidste du, at...
det i gennemsnit koster 500 euro for en virksomhed at tage en ny leverandør ind og yderligere 200 euro i årlig datavedligeholdelse af leverandørsystemet?
Kilde: Cost estimates provided by Mastercard’s Sourcing Team
