Soluzioni di pagamento per Meeting ed Eventi
Quando le prenotazioni per gli eventi aziendali richiedono pagamenti rapidi e di grande importo, l'efficienza è più importante che mai.
Inolte gli eventi spesso comportano budget elevati, una gestione flessibile delle spese, insieme a controllo e flessibilità , e alla possibilità di riconciliare a fine evento tutti i pagamenti effettuati.
Le sfide per tutti gli stakeholder coinvolti
Durante le prime fasi di pianificazione di un evento, è essenziale effettuare pagamenti tempestivi per fermare la location e prenotare hotel e voli, il tutto rimanendo entro il budget e secondo le policy aziendali.
Ti senti già sopraffatto?
La nostra suite di pagamenti ti offre la soluzione:
- Pagamento centralizzato e tempestivo della location quando versare un acconto in tempi brevi è fondamentale
- Integrazione delle carte nelle princiapali piattaforme MICE per un processo di prenotazione fluido
- Controllo dei costi con assegnazione preventiva del budget e impostazioni di funzionalità di pre-autorizzazione
- Pagamenti conformi alle policy aziendali
L'Event Manager ha trovato la location perfetta per il prossimo gala aziendale. L'unico problema: un cospicuo acconto deve essere versato in tempi brevi.
Con richieste dell'ultimo minuto come queste, con la preoccupazione di essere conforme alle policy e con la necessità di migliorare i giorni di valuta (DPO), è facile sentirsi fuori controllo.
Ma non preoccuparti!
Con AirPlus la soluzione è facile:
- Massima trasparenza delle spese, grazie a dati chiari per ogni pagamento
- Possibilità di spese extra, senza conseguenze sul flusso di cassa
- Miglioramento dei DPO (giorni di dilazione media)
- Integrazione nei principali sistemi aziendali esistenti
La pianificazione degli eventi e la gestione finanziaria comprendono sfide come l'inflazione, restrizioni di bilancio e complessa gestione dei dati.
Processi contrattuali prolungati, difficoltà nel tracciare i pagamenti e visibilità limitata delle spese durante un evento, possono risultare complicati da gestire anche per i professionisti più esperti.
AirPlus ti viene in aiuto:
- Massima visibilità delle spese durante tutte le fasi dell'evento
- Dati chiari per ogni pagamento
- Facile riconciliazione a fine evento: tutte le translazioni sono riportate in estratti conto digitali, chiari e dettagliati
- Miglioramento dei termini di pagamento con DPO aggiuntivi
Un’unica risposta per tutte le fasi di organizzazione
Pre-evento
- Prenoti e paghi gli eventi in modo centralizzato con l’AirPlus Company Account.
- Le AirPlus Virtual Cards su circuito Mastercard® permettono di prenotare e pagare l’anticipo delle location e tante altre spese.
- Con le soluzioni AirPlus, paghi direttamente i fornitori e ricevi le fatture alla fine del ciclo di rendicontazione.
In loco
- Per gli acquisti last minute non pianificati durante l'evento, come fiori, pulizie extra e tanto altro ancora, l'AirPlus Office Card offre pagamenti centralizzati e sicuri con accettazione globale.
- La carta si può utilizzare semplicemente anche dal mobile wallet.
Post-evento
Tutte le transazioni effettuate con i diversi metodi di pagamento vengono riportate in estratti conto digitali riepilogativi. Ogni estratto conto contiene tutti i dati e le informazioni di spesa, per una facile riconciliazione a fine evento.
