Mangelnde Transparenz im Einkauf: Jedes zweite deutsche Unternehmen verschenkt gewährte Preisnachlässe

Neu-Isenburg, 23. April 2024

Deutsche Unternehmen beziehen Waren und Dienstleistungen zu einem großen Teil von Lieferanten, mit denen keine vertragliche Beziehung besteht – oft zu ihrem Nachteil. So verpasste bereits jedes zweite Unternehmen hierzulande gewährtes Skonto, wie eine Befragung des Corporate-Payment-Experten AirPlus von 534 Einkaufsverantwortlichen in neun europäischen Ländern (Belgien, Deutschland, Frankreich, Großbritannien, Italien, Luxemburg, Niederlande, Österreich und Schweiz) belegt. In Deutschland nahmen 102 Einkaufsprofis an der Befragung teil.

Lieferanten ohne Vertragsbeziehung: Maverick Buying, späte Zahlungen und entgangene Rabatte

Bei den Lieferanten, mit denen keine vertragliche Beziehung besteht, handelt es sich in erster Linie um Anbieter von Software (von 27 Prozent genannt), Hardware (18 Prozent) und Beratungsdienstleistungen (17 Prozent).

Diese Lieferanten machen im Durchschnitt 48 Prozent des gesamten Einkaufsvolumens deutscher Unternehmen aus. Von diesem Anteil geht ein beträchtlicher Teil wiederum an Lieferanten, bei denen die Unternehmen nur einmal pro Jahr bestellen: Rund die Hälfte (51 Prozent) der Befragten gab entsprechend an, dass mehr als 30 Prozent dieses Volumens an Einmallieferanten entfalle.

Die Beziehung zu Lieferanten ohne vertragliche Vereinbarungen stellt die Unternehmen immer wieder vor Herausforderungen. Problemfeld Nummer Eins: die Überwachung von Maverick Buying (= Käufen, die nicht mit den Einkaufsrichtlinien übereinstimmen). Die Hälfte der Befragten gab an, sich zu diesem Zweck bei der Überprüfung der Bestelldetails und der Zahlungsmethode schwer zu tun. Ein knappes Drittel (31 Prozent) beklagt den fehlenden klaren Überblick der Gesamtausgaben. Vorauszahlungen von Mitarbeitenden und die damit verbundenen Erstattungsverfahren stellen für 28 Prozent der Befragten ein Problem dar. 17 Prozent kritisieren außerdem die mangelnde Kostentransparenz, welche die Verwaltung des verfügbaren Budgets erschwert.

All dies kann negative Folgen für den Zahlungsprozess der Unternehmen haben. Mehr als die Hälfte der Befragten (58 Prozent) gaben an, dass sie Zahlungen erst verspätet tätigen konnten und mitunter sogar eine Mahnung erhielten. Weitere 55 Prozent konnten gewährte Preisnachlässe nicht realisieren.

Lieferanten mit Vertragsbeziehung: einfache Bezahlung

Auch die Beziehung zu Lieferanten, mit denen vertragliche Vereinbarungen bestehen, stellt die Einkaufsprofis stellenweise vor Herausforderungen. Die Zustimmungswerte fallen hier jedoch deutlich geringer aus. So bemängelt knapp jeder Fünfte (19 Prozent) der Befragten einen zu hohen manuellen Verwaltungsaufwand, die begrenzte Auswahl an akzeptierten Zahlungsarten und fehlende Informationen zu Auftragsverfolgung und Lieferung.

Im Prozess von der Bestellung bis zur Bezahlung gestaltet sich vor allem die Bearbeitung von Rechnungen für die Befragten als mühsam. Aber auch die Einhaltung rechtlicher Anforderungen wie etwa die Sorgfaltspflicht in der Lieferkette ist mit viel Aufwand verbunden. Die Bezahlung landet im Ranking dagegen auf dem letzten Platz und wird demnach als eher unkompliziert bewertet.

Stefan Waelde, Head of Business Development B2B Payments bei AirPlus, kommentiert die Ergebnisse der Befragung: „Für Unternehmen mit einer großen Anzahl an Lieferanten ohne vertragliche Beziehung besteht die große Herausforderung darin, Transparenz in ihre Beschaffungsvorgänge zu bringen. Erst dann können sie Mahnungen, verspätete Zahlungen oder Einbußen durch verpasste Rabatte verhindern. Zahlungsmittel, die wichtige Informationen zu den Transaktionen liefern und darüber hinaus sicher und einfach zu handhaben sind, werden dabei zum Game-Changer. Virtuelle Kreditkarten erfüllen all diese Kriterien. Zudem lassen sie sich etwa durch individuelle Budget-Limits, bestimmte Verwendungszwecke oder Gültigkeitszeiträume so konfigurieren, dass die Einkaufsrichtlinien beim Kauf eingehalten werden. Somit ist Maverick Buying unter Kontrolle.“

Expertise im Corporate Payment

AirPlus hat sein Spektrum in den vergangenen Jahren kontinuierlich erweitert – vom Experten für Geschäftsreisemanagement zum Experten für Corporate Payment. So hat das Unternehmen eine spezielle virtuelle Kreditkarte für die Bezahlung von Artikeln wie Softwarelizenzen, Bürobedarf und Online-Werbung eingeführt und ist Partnerschaften mit namhaften Akteuren der Beschaffungsbranche eingegangen, darunter Coupa Software, Mazepay, Billhop, THL Pay und Piteco. Insgesamt hat AirPlus mehr als 4.000 Partner und Datenquellen angebunden und arbeitet eng mit mehr als 60 IT-Partnern zusammen, um sicherzustellen, dass alle Lösungen nahtlos in jedes Kunden-Ökosystem integriert werden können.

Über AirPlus International:

AirPlus International ist ein führender internationaler Anbieter von Lösungen im Bereich Corporate Payment. 53.000 Firmenkunden setzen bei der Bezahlung und Auswertung ihrer Geschäftsreisen und weiterer Einkaufsleistungen auf AirPlus. Unter der Marke AirPlus International werden die Produkte und Dienstleistungen weltweit vertrieben. AirPlus ist Issuer der Card Schemes UATP und Mastercard. Der AirPlus Company Account ist das erfolgreichste Abrechnungskonto innerhalb des UATP. Weitere Informationen auf www.airplus.com.